Định dạng số trong Mail Merge của Microsoft Word giúp người tiêu dùng tiết kiệm thời gian & công sức đáng kể. Tuy nhiên, đôi khi nó cũng bị lỗi. Hãy cùng Download.vn tìm hiểu cách sửa lỗi định dạng số khi sử dụng Mail Merge trong Word nhé!

Cách định dạng số trong Mail Merge

Mail Merge là gì?

Đúng như tên thường gọi, Mail Merge là tính năng trộn thư độc đáo của Microsoft Word. Nó giúp người tiêu dùng gửi email tới hàng loạt người cùng lúc. Nói cách khác, Mail Merge sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian gửi email bằng phương pháp tạo ra nhiều bức thư với nội dung tương tự như nhưng chỉ không giống nhau ở một vài điểm để gửi tới nhiều đối tượng cùng lúc.

Mail Merge thường được sử dụng rất nhiều trong doanh nghiệp để gửi thư mời tới quý khách, đối tác, in giấy chứng nhận cho nhiều người, thay đổi lương cho nhân viên và nhiều hơn thế thế nữa. Để sử dụng Mail Merge, bạn cần chuẩn bị nội dung cơ bản và nguồn dữ liệu như sau:

  • Nguồn dữ liệu là nội dung tùy biến giữa những bức thư, chẳng hạn như tên tổ chức, doanh nghiệp, địa chỉ người nhận….
  • Nội dung cơ bản là phần giống nhau giữa những bức thư như nội dung chính, phiếu ưu đãi, địa điểm tổ chức hội nghị…

Khi bạn phối hợp hai nội dung này, Mail Merge trong Word sẽ giúp bạn tạo ra hàng loạt email để gửi đi cùng lúc. Thât tuyệt phải không?

Mail Merge trong Word

Cách sử dụng Mail Merge trong Word khá đơn giản. Tuy nhiên, thỉnh thoảng nó cũng phát sinh lỗi khi định dạng số. Bạn không nhất thiết phải quá lo lắng, dưới đây là cách định dạng số trong Mail Merge và hướng dẫn sửa lỗi liên quan.

Cách định dạng số trong Mail Merge

1. Chọn trường, ví dụ về cách định dạng số tiền trong mail merge – Amount ở đoạn sau:

Ví dụ về cách định dạng số tiền trong mail merge

2. Nhấn [Alt] + F9 để mở code của trường đó hoặc click chuột phải vào trường Mail Merge và chọn Toggle Field Code. những bạn sẽ thấy code thực cho trường đó kiểu như sau: { MERGEFIELD Amount }.

3. Chỉnh sửa trường bằng phương pháp chèn code chuyển số vào cuối trường đó. Ví dụ: Để hiển thị định dạng tiền tệ, đổi trường hiển thị dưới dạng { MERGEFIELD Amount # $,0.00 }.

4. Nhấn [Alt] + F9 một lần nữa.

5. Đặt con trỏ ở vị trí bất kỳ và nhấn phím F9 để update nó. Hoặc click chuột phải vào trường đó và chọn Update Field.

6. Xem trước kết quả để xác nhận số hiển thị ở định dạng bạn muốn thấy trong tài liệu. Ví dụ, số tiền sẽ hiện dưới dạng $1,000.00.

7. Chạy Mail Merge.

 Đáng tiếc, việc làm chủ toàn bộ công dụng của Mail Merge hoàn toàn có thể khiến bạn phải đau đầu. Một trong những rắc rối của tính năng trộn thư là nó không thể định dạng chuẩn xác số trong bảng tính Excel. Ví dụ, kết quả bán hàng trong Excel hiện 100 nhưng sang Word, nó bỗng dưng trở thành 99.99999999996!

Thật may, khắc phục lỗi này không khó. trong thực tiễn, chúng ta có 3 cách xử lý lỗi định dạng số khi sử dụng Mail Merge. bạn cũng hoàn toàn có thể chỉnh sửa bảng tính, tài liệu Mail-Merge hoặc thay đổi cách hai file kết nối với nhau. Mặc dù giải pháp này ít người biết đến nhưng nó hoàn toàn có thể là lựa chọn tốt nhất – ngoại trừ việc không hề hỗ trợ cho Word 2016.

Lưu ý: Dù những bước dưới đây được triển khai trên Office 2016 nhưng nó vẫn áp dụng được trên những phiên bản Word và Excel khác.

Cách sửa lỗi định dạng số khi sử dụng Mail Merge

  • 1. Sử dụng “Numeric Switch” trong Word
    • Numeric Switches cho trường trộn Mail-Merge
  • 2. Chỉnh sửa bảng tính Excel
    • những code định dạng cho hàm TEXT của Excel
    • cẩn trọng khi xử lý với hàm ROUND
  • 3. Sử dụng DDE Link

1. Sử dụng “Numeric Switch” trong Word

Cách thứ nhất để Mail Merge định dạng số từ Excel chính xác là chỉnh sửa tài liệu Word. Cụ thể, những bạn sẽ áp dụng mã định dạng số mong muốn vào những trường trộn – Merge Field trong file Word. (Về cơ bản những trường trộn thông báo cho tài liệu Word biết cột nào trong bảng tính Excel chứa dữ liệu cần xử lý.) Để áp dụng định dạng cho một trường, bạn phải gồm có một Numeric Switch (tên cũ là Picture Switch) trong ô code của trường đó.

Việc thứ nhất bạn phải làm là biết code trường trong thực tiễn. Mở tài liệu Mail Merge và click vào tab Mailings ở phía trên cửa sổ. Đảm bảo đã tắt nút Preview Results để bạn cũng hoàn toàn có thể thấy những trường Mail-Merge. Sau đó, click chuột phải vào một ô Mail-Merge (ví dụ «Donation») và chọn Toggle Field Code. những bạn sẽ thấy code cho trường đó, được xác định bởi những dấu ngoặc nhọn, ví dụ: { MERGEFIELD Donation }. Giờ chỉnh sửa code trường này chỉ bằng phương pháp chèn code numeric switch vào cuối code như sau:

{ MERGEFIELD Donation # $#,##0.00 }

Phần mềm cung ứng sẵn nhiều code ảnh. Dưới đây là 4 ví dụ tương ứng với kết quả:

{ MERGEFIELD Cost # 00.00 } 01.00
 { MERGEFIELD Sales # $### } $ 15
 { MERGEFIELD Sales # $#,##0.00 } $ 1,500.00
 { MERGEFIELD Date @ "MMMM d" } November 26

Như bạn thấy, code Numeric Switch đồng nhất với code định dạng Excel, ngoại trừ việc trước số là “#” và ngày là “@”. (Lưu ý: sử dụng dấu trích dẫn trong code ngày nhưng không tồn tại trong code số). Để xem nhiều code hơn, hãy tới bảng phía bên dưới hoặc truy cập trợ giúp trực tuyến cho “numeric switch” trong Microsoft Word.

Dưới đây là một số ví dụ cách những code trường số xử lý dữ liệu trong cột “Sales” ở bảng tính Excel.

Numeric Switch cho trường trộn Mail-Merge

Sử dụng numeric Switches cho Mail Merge

trong thực tiễn, Word và Excel sử dụng cùng mã định dạng, vậy tại sao chúng không sử dụng cùng tính năng Format? Ví dụ, tại sao không dùng hàm MergeField như thế này:

{ MERGEFIELD(Donation,"$#,##0.00") }

Đây thực sự là do dự của nhiều người và có lẽ chỉ có Microsoft mới biết câu reply.

Lưu ý: Nhớ rằng khi bạn thêm hoặc thay đổi Numeric Switch, kết quả sẽ không hiện ra ngay lập tức. Bạn phải update trường (click chuột phải vào nó vào chọn Update Field), hoặc nhấp nút Mailings > Preview Results. Thỉnh thoảng, bạn phải lặp lại 2 tới 3 lần thao tác này. Nếu bạn đang dùng Mail-Merge Wizard, bạn cũng hoàn toàn có thể phải lùi lại một bước và hoàn tác để xem tác động của những thay đổi vừa triển khai.

những Numeric Switch hoạt động tốt trong trường trộn nhưng quy trình sử dụng nó hơi khó nhớ và dễ mắc lỗi. Nếu bạn cũng thấy thế, hãy thử một trong hai cách tiếp theo.

2. Chỉnh sửa bảng tính Excel

Đây là cách giúp bạn tránh gặp phải lỗi định dạng sai số khi sử dụng Mail Merge. Trong bảng tính Excel, chèn một cột chứa công thức chuyển đổi số hoặc ngày trong Excel sang định dạng text bạn muốn hiện ở tài liệu Mail Merge.

Để làm điều này, bạn cần sử dụng hàm TEXT của Excel. Nó được chấp nhận người tiêu dùng chuyển đổi số hoặc ngày sang định dạng văn bản tương đương chính xác theo cách người tiêu dùng muốn. Nhược điểm của giải pháp này là bạn cần phải ghi nhận những code định dạng đó. Mặc dù những code này giống hệt với mã được dùng trong tính năng định dạng Custom Number nhưng hiếm người tiêu dùng Excel biết tới sự tồn tại của chúng.

Ví dụ, những công thức TEXT(B3, “$#,##0.00”)TEXT(C5, “M/dd/yy”) chuyển đổi dữ liệu số và ngày thành dữ liệu dạng text (ở ví dụ này, chúng là “$12,345.67” và “12/01/10”).

Mẹo: Bạn nên định dạng những ô chứa những công thức này theo những kiểu không giống nhau như in nghiêng hoặc bằng một số màu lạ khác để nhắc bạn rằng những số đó chỉ đơn thuần là văn bản. Ở phiên bản Excel cũ hơn, những “con số” này không thể được dùng trong phép tính. Ở Excel 2016, bạn cũng hoàn toàn có thể dùng chúng trong mọi công thức, ngoại trừ những hàm tổng như SUM và AVERAGE.

điểm mạnh của định dạng số và ngày như text là đoạn text đó được chuyển từ Excel vào tài liệu sử dụng Mail Merge không bị biến dạng. những tùy chọn định dạng như font, kích thước, màu sắc đều không thay đổi.

những code định dạng cho hàm TEXT của Excel

Dưới đây là bộ sưu tập những code thường dùng nhất ở bên phải. Điều cần ghi nhớ là cả “0” và “#” đều là những placeholder (dấu giữ chỗ) cho những con số, nhưng “0” sẽ buộc số 0 hiện ở vị trí thứ nhất hoặc sau cùng. “#” sẽ được thay thế bằng một số nếu nó không phải số 0 đứng đầu hoặc sau cùng. Do đó, mã “00000” sẽ đảm bảo số 0 ở đầu không bị cắt bớt khỏi những mã bưu điện New Jersey.

Code hàm TEXT thường dùng

Những code giành cho số, ngày tháng và thời gian hoàn toàn có thể được sử dụng trong hàm TEXT hoặc định dạng số tùy biến (Custom) của Excel. Ngoài ra, chúng cũng hoàn toàn có thể được dùng trong “Numeric Switches” ở Word Mail-Merge Field.

Lưu ý, có sự khác lạ nhỏ giữa cách code hoạt động trong Excel và Word ở Microsoft 2013. Trong Excel, bạn cũng hoàn toàn có thể sử dụng “M” hoặc “m” cho tháng và phút. Trong hầu hết trường hợp, Excel đủ thông minh để biết bạn đang nhắc đến đơn vị nào. Thế nhưng, Word không “khôn ngoan” như vậy. Bạn phải sử dụng chữ in hoa để chỉ tháng. Bên cạnh đó, Excel cũng đều có một code bổ sung, “MMMMM”, trả về duy nhất một chữ viết tắt cho tháng (ví dụ: J, F, M, A, …).

Bổ sung một vài cột chứa hàm TEXT vào bảng tính là giải pháp sửa lỗi định dạng số khi sử dụng Mail Merge đơn giản. Bạn chỉ việc nhớ rằng những ô này dù trông như đang chứa những con số nhưng không thể áp dụng hàm SUM và AVERAGE cho chúng. Nếu cần chuyển đổi chúng sang dạng số lần nữa, bạn chỉ việc dùng hàm VALUE.

cẩn trọng khi xử lý với hàm ROUND

thay cho hàm TEXT(), một số người thích dùng hàm ROUND() để giảm sút lượng số thập phân. Đúng như tên thường gọi, hàm ROUND() của Excel mặc định sẽ làm tròn số thập phân lên hoặc xuống ở vị trí người tiêu dùng lựa chọn. điểm mạnh của cách này là những con số làm tròn đó không phải văn bản và vẫn hoàn toàn có thể được dùng để tính toán. Trong nhiều trường hợp, dù hàm ROUND() đều hoạt động tốt với Mail Merge, nhưng bạn cũng hoàn toàn có thể muốn tránh xa nó bởi những nguyên nhân sau:

  1. Hàm ROUND không giữ dấu đô la hay dấu phẩy phân cách số hàng nghìn trở lên.
  2. Hàm ROUND sẽ cắt bớt những số 0 ở cuối.
  3. Hàm ROUND thỉnh thoảng khiến Mail Merge hiển thị sai số thập phân. Ví dụ, tài liệu Mail Merge hiển thị 4 vị trí số thập phân trong lúc hàm ROUND đã chọn 2 hoặc 3.

Ở một số trường hợp hiếm gặp, hàm ROUND khiến Mail Merge hiện sai lệch số một chút. Ví dụ, thay cho hiện 1.0014, Mail Merge lại hiện 1.0013.

3. Sử dụng DDE Link

Hai cách ở trên tương đối đơn giản, nhưng nếu có nhiều trường cần định dạng, chúng hoàn toàn có thể khiến bạn sớm nản lòng bởi cần phải nhớ mã định dạng và dù mã giống nhau nhưng chúng hoàn toàn có thể được dùng theo nhiều cách không giống nhau.

Một giải pháp nhẹ nhàng, dễ dàng là link Word với workbook Excel qua DDE (Dynamic Data Exchange), tốt hơn việc triển khai quy trình link cố định thông thường. Nghe có vẻ phức tạp nhưng nếu bạn đã thành thạo Mail Merge, DDE chỉ là “chuyện nhỏ”. Nó là quy trình hai bước đơn giản. Bước thứ nhất, bạn chỉ việc bật Word để mở file qua DDE. quy trình này chỉ việc triển khai một lần mà thôi.

Office 2016 có hỗ trợ DDE? Dynamic Data Exchange là công nghệ cũ. có những lúc nó chạy ổn nhưng cũng đều có những lúc mất tác dụng gì trong Office 2016. Bạn nên mở nguồn dữ liệu Excel trước khi truy cập nó từ Word. Thông thường với những nguồn dữ liệu Excel, bạn phải bắt đầu nhập dữ liệu từ hàng thứ nhất của bảng tính. Nếu đủ kiên nhẫn, bạn cũng hoàn toàn có thể dùng DDE trong Office 2016).

Để thiết lập Word 2013 cho link DDE, hãy triển khai những bước sau:

  • Click File > Options.
  • Nhấp tab Advanced ở phía bên trái và cuộn xuống mục General.
  • Tích vào ô Confirm file format conversion on open.

Từ giờ trở đi, bạn không lúc nào phải làm lại những thao tác trên. Lúc này, bạn cũng hoàn toàn có thể mở bản sao Word dưới nhiều định dạng và đường dẫn không giống nhau, gồm có IDE. tác động duy nhất là mỗi lần mở file không phải Word, chương trình sẽ cho bạn thay đổi lựa chọn.

Bước thứ hai và sau cùng là chọn nguồn dữ liệu cho quy trình Mail Merge (ở bước 3 của Mail Merge Wizard trong Word hoặc sau khi nhấn nút Select Recipients trong ribbon Mailings). Giờ bạn chỉ việc triển khai thêm 3 click chuột.

Mail Merge xác thực nguồn dữ liệu

  • Sau khi đã chọn dữ liệu muốn sử dụng, một hộp thoại “Confirm Data Source” mới sẽ hiện ra.
  • Loại link mặc định là OLE, nhưng không phải link bạn muốn.
  • Trong hộp thoại Confirm Data Source, click vào ô Show all.
  • Trong danh sách loại file mở rộng, chọn MS Excel Worksheets via DDE (*.xls). (Sử dụng tùy chọn này trong cả khi đang dùng định dạng file Excel mới hơn: *.xlsx.)
  • Nếu được yêu cầu, hãy xác nhận rằng bạn đang chọn Entire Spreadsheet.

Click show all để thấy tùy chọn DDE

Nếu đã chọn bảng tính cho tài liệu Word, bạn cũng hoàn toàn có thể phải chọn lại nó nhưng lần này qua link DDE. Thế là xong! Từ giờ, định dạng Excel của những bạn sẽ được áp dụng chính xác trên những tài liệu Word Mail Merge và bạn chỉ việc nhớ đặt dữ liệu muốn hợp nhất nằm trong bảng tính thứ nhất của workbook Excel.

Trên đây là cách sửa lỗi định dạng số trong Mail Merge. hy vọng chúng hữu ích với những bạn. Nếu có cách nào khác, đừng ngại sẻ chia với chúng tôi nhé.

Có thể bạn quan tâm:

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *